Op 25 mei 2023 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vijf jaar in werking getreden. In deze reeks lichten we een aantal onderwerpen toe die ons in deze periode zijn opgevallen. Hieronder bespreken we pre-employment screening.
Voordat een werkgever een nieuwe werknemer in dienst laat treden, wil een werkgever doorgaans een beter beeld hebben van de kandidaat. Veel informatie kan worden gehaald uit een toegezonden motivatiebrief, cv en de gevoerde gesprekken met de kandidaat. De kandidaat heeft in een sollicitatieprocedure een mededelingsplicht, waardoor hij/zij zelf bepaalde zaken moet melden. Daar tegenover staat dat een werkgever een onderzoeksplicht heeft en zelf nader onderzoek moet verrichten. Een werkgever kan de behoefte hebben om een uitgebreider onderzoek uit te voeren naar de kandidaat. Soms is de werkgever hier zelfs wettelijk toe verplicht. Wat mag dan wel en wat niet?
Pre-employment screening
Het onderzoeken van werknemers voordat zij in dienst treden wordt een “pre-employment screening” genoemd. Voor zo’n screening zijn er verschillende opties, zoals een social media check, het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), het afnemen van assessments en/of opvragen van referenties. De NVP Sollicitatiecode wordt vaak als leidraad gebruikt gedurende sollicitatieprocedures. Deze code wil een norm bieden voor een transparante en eerlijke werving- en selectieprocedure. Voor het uitvoeren van een pre-employment screening gelden daarnaast ook wettelijke regels, zie hieronder.
Voorwaarden
Bij een pre-employment screening worden over het algemeen persoonsgegevens gebruikt waardoor de AVG van toepassing is. Voor een pre-employment screening moet de werkgever een rechtsgeldige grondslag hebben (een goede reden) en moet deze noodzakelijk zijn. Als grondslag heeft de werkgever vaak een gerechtvaardigd belang voor de screening, bijvoorbeeld bedrijfsbelangen of het werken met klantgevoelige/bedrijfsgevoelige informatie. In andere sectoren is de werkgever dit zelfs verplicht: zo moet bij de politie en de kinderopvang verplicht een VOG worden opgevraagd. Toestemming van de kandidaat voor de screening is over het algemeen onvoldoende. De kandidaat heeft op dat moment al een afhankelijkheidsrelatie met de werkgever, waardoor de kandidaat dan druk kan ervaren. De toestemming kan dan niet ‘vrij’ worden gegeven. Of de screening noodzakelijk is, hangt af van de functie en de activiteiten van de onderneming. Zo zal een screening voor een hovenier minder snel noodzakelijk zijn dan voor een medewerker van een bank.
Uitvoering
Bij het uitvoeren van de screening, moet de werkgever het volgende in acht nemen:
- De kandidaat moet worden geïnformeerd over de pre-employment screening en hoe deze eruit zal zien. Bij voorkeur wordt dit opgenomen in de vacaturetekst. De resultaten moeten na afloop worden gedeeld met de kandidaat;
- De resultaten mogen enkel gebruik worden voor het initiële doel zoals dat eerder gecommuniceerd is (de screening) en niet voor een ander doel;
- De gegevens/resultaten van de kandidaat zijn voldoende om de screening te laten slagen. De werkgever mag niet meer gegevens/testen afnemen, dan noodzakelijk is voor de functie waarvoor de kandidaat wordt aangenomen;
- De gegevens/resultaten moeten goed beveiligd worden opgeslagen;
- Er moet vooraf worden beoordeeld of er data protection impact assessment (DPIA) nodig is (en worden uitgevoerd).
Onderzoek door een derde
Een werkgever kan een pre-employment screening uitbesteden aan een ander, zoals gespecialiseerde bureaus. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft al meerdere onderzoeken uitgevoerd naar pre-employment screenings. Zo oordeelde de AP in 2014 onder andere dat een recherchebureau (veel) meer gegevens verwerkte dan strikt noodzakelijk was en dat zij dit deden op basis van de toestemming van de sollicitant, hetgeen niet was toegestaan. In 2018 heeft de AP het uitvoeren van assessments door een externe partij onderzocht die gezondheidsgegevens (waaronder DNA) van sollicitanten verwerkte. Dit werd ook als te vergaand beschouwd. Deze screenings hebben dus de aandacht van de toezichthouder.
Tot slot
Voor werkgevers is het van belang om goed in de gaten te houden of een screening wel is toegestaan en of de uitvoering daarvan wel op de juiste wijze plaatsvindt. Hoe dit in de praktijk moet worden vormgegeven, kan leiden tot vragen. De specialisten van BDO hebben ruime ervaring met het opzetten van dergelijke screenings. Neem gerust contact op met één van de specialisten van BDO. Wij helpen u graag.