In eerdere perspectieven is reeds ingegaan op de opkomende regelgeving rond ESG reporting. Kort samengevat: alle beursgenoteerde bedrijven (ook MKB) en niet-genoteerde grote bedrijven moeten binnen enkele jaren rapporteren over de impact van hun activiteiten op ‘Environmental’, ‘Social’ en ‘Governance’ gebied. En vice versa, ook wel dubbele materialiteit genoemd. Bovendien wordt het verplicht om deze informatie te laten beoordelen door een accountant. ESG reporting gaat over het proces van intern en extern rapporteren over deze ESG activiteiten.
Het raakt iedereen…
De praktijk zal uitwijzen dat de regelgeving indirect ook niet-beursgenoteerd MKB zal raken. Bedrijven moeten bijvoorbeeld rapporteren over de CO2 footprint binnen hun waardeketen. Dit geeft een domino-effect, want grote klanten zullen dan een duurzaamheidsrapport van hun leverancier eisen. Uiteindelijk zal elk bedrijf, gedreven door regelgeving of door hun stakeholders, in meer of mindere mate moeten rapporteren over duurzaamheid.
… en de impact is enorm: haast is geboden
Ondanks dat de invoering nog enkele jaren duurt, is haast geboden om op een beheersbare wijze compliant te zijn met deze nieuwe regelgeving, de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Dit omdat ook veel niet-financiële prestatie-indicatoren (KPI’s) en informatie gerapporteerd zal moeten worden, waarvoor niet-financiële data nodig is. Bovendien is door de eerder genoemde eis dat gerapporteerd wordt over de totale keten zelfs externe data nodig. Deze data moet een organisatie verkrijgen vanuit rapportages van de (soms internationale) ketenpartners. Hierbij is tijdig overleg nodig, waarbij ook over waarborging van betrouwbaarheid van hun ESG dataprocessen moet worden gesproken. De complexiteit die dit met zich meebrengt is goed te illustreren met behulp van het BDO ESG reporting context model.
Processen
Dat operationele data gerapporteerd moeten worden heeft niet alleen op het rapportageproces invloed. In de primaire processen zal de eerste vastlegging plaats moeten vinden. Bestaande processen moeten dus zodanig ingericht worden dat ook deze data op efficiënte wijze juist, volledig en tijdig vastgelegd worden. Ook leidt dit tot nieuwe administratieve processen, denk bijvoorbeeld aan CO2 gerelateerde registraties.
Gezien de kerntaken van de financiële functie is het logisch dat deze hier een leidende rol pakt. Finance wordt in deze context echter nog meer afhankelijk van registraties door andere afdelingen dan nu. Daarom is het nog nadrukkelijker van belang processen end-to-end te organiseren en niet alleen op afdelingsniveau.
Mensen & cultuur
ESG reporting vergt andere competenties dan puur finance kennis. Sowieso dient kennis van ESG wet- en regelgeving aanwezig te zijn. Doorredenerend is echter ook meer data science kennis nodig voor ontsluiting van niet-financiële data, en business control kennis om dit te verwerken tot bruikbare informatie. Ook vergt het meer administratieve affiniteit van mensen van andere afdelingen die brondata moeten vastleggen.
In het verlengde hiervan is meer samenwerking tussen afdelingen nodig. Dat is niet altijd vanzelfsprekend. In een dergelijk geval moeten gewerkt worden aan betere soft skills en een cultuurverandering. Dit maakt het een echt change management traject.
Governance & control
Doordat bedrijven naast financiële data ook te maken krijgen met operationele data en mogelijk zelfs externe ongestructureerde data, wordt dezelfde data definities en data kwaliteit bewaken een uitdaging. Naast governance van sustainability wordt dus ook data governance essentieel.
Systemen & tools
Veel bedrijven hebben al moeite hun interne financiële data goed te ontsluiten, laat staan operationele en externe data. De eerste experimenten op het gebied van ESG reporting kunnen nog opgevangen worden met Excel. De toename van te rapporteren KPIs en informatiedimensies en de vereisten rond de accountantscontrole zijn echter zodanig, dat volledig op Excel blijven vertrouwen een ‘ticket to failure’ is. Veel IT leveranciers spelen in op ESG reporting. Er moeten lastige afwegingen gemaakt worden tussen een nieuwe tool selecteren of ESG reporting integreren in het bestaande IT landschap (door voorhanden functionaliteit of bijvoorbeeld met data lakes en BI tooling).
Er is ambitie maar ook ‘koud water vrees’
Recent hebben wij gesproken op een event rond ESG reporting. Het publiek betrof 25 CFO’s en financials van grote en middelgrote organisaties uit verschillende sectoren.
De peiling is te beperkt voor statistisch onderbouwde stellingen. Het geeft naar onze mening wel een goede weerspiegeling van wat wij in onze praktijk zien. Er is ambitie: veruit het merendeel (83%) ziet de waarde er van in en wil verder gaan dan slechts het minimale om compliant te zijn. Het is dan ook bij iedereen geagendeerd. Het merendeel staat nog wel aan het begin en is zoekende. Er lijkt sprake van ‘koud water vrees’.
Drie stappen om te starten met ESG reporting
Er is geen ‘one size fits all’ actieplan om ESG reporting zo effectief en efficiënt mogelijk binnen elke organisatie te implementeren. Dit is maatwerk en hangt af van de ambitie en huidige situatie. Wel hanteren wij in onze aanpak drie principes, die goed algemeen toepasbaar zijn om in ieder geval ‘koud water vrees’ te overwinnen en snel op een relatief eenvoudige manier waardevolle meters te maken:
- Start nu maar begin klein.
Veel organisaties willen direct een breed programma optuigen. Hierdoor wordt de inspanning en de drempel om te beginnen erg groot. Wij adviseren de drempel zo klein mogelijk te maken. Begin met het rapporteren van een selectie van enkele ESG KPIs. Hierdoor wordt ervaring opgedaan binnen een overzichtelijke context. Zo ontstaat een ‘ritme’ waardoor het makkelijker wordt op te schalen.
- Selecteer KPI’s slim op basis van de balans tussen ‘waarde’, ‘compliance’ en ‘beschikbaarheid van data’.
Wanneer je de KPI’s kiest om mee te beginnen, beantwoord dan voor jezelf de volgende vragen: wordt de KPI op basis van de ESG regelgeving naar alle waarschijnlijkheid verplicht? Is de KPI in lijn met onze strategische thema’s? Hebben wij de benodigde data al beschikbaar? Wanneer alle vragen bevestigend beantwoord zijn, dan heb je een hele geschikte KPI om mee te beginnen. Mocht dat niet zo zijn, dan dienen afwegingen gemaakt te worden tussen informatiewaarde versus eenvoud van rapporteren.
- Maak gebruik van huidige planning & control mechanismes voor implementatie.
Bedrijven tuigen vaak een op zichzelf staand sustainability governance mechanisme op. Wij adviseren echter dit zoveel mogelijk te integreren binnen de bestaande planning & control cyclus. Sustainability is in de basis namelijk niets anders dan een planning & control cyclus, maar dan met KPI’s en risico’s die geënt zijn op ESG thema’s. Dit is makkelijker, efficiënter en effectiever: je lift mee op bestaande mechanismes waar iedereen aan gewend is en dus draagvlak voor is.
Meer informatie
Indien je meer over de CSRD wilt weten of de diepte in wilt over de mogelijkheden hoe u ESG reporting binnen uw organisatie kunt beleggen, neem dan contact met ons op. Wij nemen dan uw situatie door en nemen op basis daarvan relevante praktijkvoorbeelden met u door ter inspiratie.