E-invoicing: bedrijfstransformatie voor het digitale tijdperk
E-invoicing: bedrijfstransformatie voor het digitale tijdperk
De EU-lidstaten hebben onlangs overeenstemming bereikt over de introductie van e-invoicing vanaf 1 juli 2030.
Vanaf die datum zijn bedrijven verplicht om e-facturen uit te reiken voor alle grensoverschrijdende leveringen, zoals intracommunautaire leveringen van goederen, EU-leveringen en diensten onder de verleggingsregeling en de intracommunautaire overbrenging van eigen goederen. De lidstaten krijgen een overgangsperiode om hun bestaande digitale rapportagesystemen aan te passen
Een gestructureerde elektronische factuur bevat gegevens van de leverancier/dienstverrichter in een machinaal leesbaar formaat, dat automatisch kan worden geïmporteerd in het Account Payable (AP)-systeem van de afnemer, zonder dat de informatie handmatig moet worden ingevoerd.
De Europese norm voor e-invoicing zoals die wordt ingevoerd met de btw in het digitale tijdperk pakket ('VIDA'), moet ervoor zorgen dat alle e-facturen op een gestandaardiseerde manier worden uitgereikt. Dit zal het voor bedrijven gemakkelijker moeten maken om deze facturen te verwerken.
E-facturen moeten worden uitgereikt binnen 10 dagen nadat het belastbare feit heeft plaatsgevonden. Bepaalde gegevens op de factuur moeten ook binnen die termijn worden gerapporteerd. Verzamelfacturen zijn onder bepaalde voorwaarden toegestaan. De ontvanger van een e-factuur moet bepaalde gegevens van de factuur binnen 5 dagen na ontvangst rapporteren.
De individuele EU-landen mogen - onder bepaalde voorwaarden - het toepassingsgebied van e-invoicing en digital reporting uitbreiden tot andere soorten transacties. EU-lidstaten die al vóór 1 januari 2024 binnenlandse regels voor e-invoicing en digitale rapportage hebben (EU-lidstaten die een machtiging hebben ontvangen of een wettekst hebben aangenomen voor deze regels), moeten deze regels uiterlijk per januari 2035 harmoniseren.
Cruciaal bij de introductie van e-invoicing is de complexiteit die gepaard gaat met de implementatie ervan, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen. Het bewaken van de privacy en beveiliging van gegevens kan een grote uitdaging vormen bij grensoverschrijdende e-invoicing transacties, vanwege de verschillende vereisten in de regelgeving in de verschillende landen.
Met de recente overeenstemming over VIDA valt verdere vooruitgang in de standaardisering van e-invoicing in de hele EU te verwachten. Bedrijven moeten snel handelen om een soepele overgang naar dit nieuwe innovatieve model te realiseren. We adviseren bedrijven om zo snel mogelijk te beginnen met het herzien van hun ERP-systemen of factureringssoftware om te bepalen of updates van de bestaande systemen volstaan of dat er extra tools/aanvullingen nodig zijn. BDO ondersteunt bedrijven graag bij deze overgang.
De interactieve website van BDO Global toont de implementatiestatus van e-invoicing in de EU en andere Europese jurisdicties. U kunt deze website bereiken door op deze link te klikken.
Neem contact op
Vanaf die datum zijn bedrijven verplicht om e-facturen uit te reiken voor alle grensoverschrijdende leveringen, zoals intracommunautaire leveringen van goederen, EU-leveringen en diensten onder de verleggingsregeling en de intracommunautaire overbrenging van eigen goederen. De lidstaten krijgen een overgangsperiode om hun bestaande digitale rapportagesystemen aan te passen
Wat is e-invoicing?
E-invoicing is de uitwisseling van een elektronisch factuurdocument tussen leveranciers/dienstverrichters en hun afnemers. Een elektronische factuur (e-invoice) is een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd gegevensformaat dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.Een gestructureerde elektronische factuur bevat gegevens van de leverancier/dienstverrichter in een machinaal leesbaar formaat, dat automatisch kan worden geïmporteerd in het Account Payable (AP)-systeem van de afnemer, zonder dat de informatie handmatig moet worden ingevoerd.
De Europese norm voor e-invoicing zoals die wordt ingevoerd met de btw in het digitale tijdperk pakket ('VIDA'), moet ervoor zorgen dat alle e-facturen op een gestandaardiseerde manier worden uitgereikt. Dit zal het voor bedrijven gemakkelijker moeten maken om deze facturen te verwerken.
Format van e-invoicing
E-invoicing wordt het standaardsysteem voor het uitreiken van facturen aan B2B-afnemers van grensoverschrijdende leveringen en diensten. E-invoicing wordt verplicht voor alle transacties die binnen het toepassingsgebied van de digitale rapportageverplichtingen (DRR) vallen. EU-lidstaten mogen echter nog steeds papieren facturen of facturen in andere formats accepteren voor binnenlandse en B2C-transacties.E-facturen moeten worden uitgereikt binnen 10 dagen nadat het belastbare feit heeft plaatsgevonden. Bepaalde gegevens op de factuur moeten ook binnen die termijn worden gerapporteerd. Verzamelfacturen zijn onder bepaalde voorwaarden toegestaan. De ontvanger van een e-factuur moet bepaalde gegevens van de factuur binnen 5 dagen na ontvangst rapporteren.
Voor wie is dit van belang?
Alle btw-ondernemers die betrokken zijn bij grensoverschrijdende B2B- en B2G (business to government) -transacties binnen de EU zullen met de nieuwe regels te maken krijgen; zowel de leverancier of dienstverrichter die een e-factuur uitreikt (en rapporteert) als de afnemer die de e-factuur moet verwerken en rapporteren.De individuele EU-landen mogen - onder bepaalde voorwaarden - het toepassingsgebied van e-invoicing en digital reporting uitbreiden tot andere soorten transacties. EU-lidstaten die al vóór 1 januari 2024 binnenlandse regels voor e-invoicing en digitale rapportage hebben (EU-lidstaten die een machtiging hebben ontvangen of een wettekst hebben aangenomen voor deze regels), moeten deze regels uiterlijk per januari 2035 harmoniseren.
Gevolgen
De Europese Commissie heeft aangegeven dat het belangrijkste aspect van e-invoicing (afgezien van de controleaspecten), de vereenvoudiging van btw-aangifteverplichtingen zal zijn, bijvoorbeeld door btw-aangiften vooraf in te vullen, en de administratieve lasten voor bedrijven te verminderen, waardoor ze zich kunnen richten op andere aandachtsgebieden, zoals verhoogde efficiëntie en verbeterde klantenservice. Wij zijn van mening dat nog moet blijken of deze voordelen daadwerkelijk zullen worden gerealiseerd.Cruciaal bij de introductie van e-invoicing is de complexiteit die gepaard gaat met de implementatie ervan, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen. Het bewaken van de privacy en beveiliging van gegevens kan een grote uitdaging vormen bij grensoverschrijdende e-invoicing transacties, vanwege de verschillende vereisten in de regelgeving in de verschillende landen.
Hoe nu verder?
Het is duidelijk dat e-invoicing een revolutie betekent voor bedrijven. Een naadloze overgang naar dit nieuwe systeem vormt een bijzondere uitdaging voor ondernemers.Met de recente overeenstemming over VIDA valt verdere vooruitgang in de standaardisering van e-invoicing in de hele EU te verwachten. Bedrijven moeten snel handelen om een soepele overgang naar dit nieuwe innovatieve model te realiseren. We adviseren bedrijven om zo snel mogelijk te beginnen met het herzien van hun ERP-systemen of factureringssoftware om te bepalen of updates van de bestaande systemen volstaan of dat er extra tools/aanvullingen nodig zijn. BDO ondersteunt bedrijven graag bij deze overgang.
De interactieve website van BDO Global toont de implementatiestatus van e-invoicing in de EU en andere Europese jurisdicties. U kunt deze website bereiken door op deze link te klikken.
Neem contact op