De CSRD leidt tot een enorme dataketen
De CSRD leidt tot een enorme dataketen
De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) vereist van grote ondernemingen dat zij rapporteren over de materiële impacts, risico's en kansen in hun waardeketen. Om aan deze eis te voldoen, hebben zij data nodig vanuit deze keten. Maar hoe ziet deze ketenrapportage er in de praktijk uit? Wat als een onderneming honderden klanten of afnemers heeft die naar data van de onderneming vragen? In het algemeen is een CSRD-verslag dan niet voldoende voor afnemers om te bepalen wat aan een specifieke afnemer is toe te rekenen. Bovendien is dit een jaarlijkse rapportage die mogelijk later wordt gepubliceerd dan hun eigen rapportage.
Behoefte aan product- / dienst-specifieke ketendata
Elke onderneming moet haar eigen keten in kaart brengen, inclusief het volledige scala aan activiteiten, bronnen en zakelijke relaties die nodig zijn om een product of dienst te leveren. Bij het rapporteren over de (negatieve) impact in de upstream keten is een onderneming afhankelijk van de leveranciers (en andere partijen aan de inkoopzijde). Hiervoor zijn harde data nodig die betrekking hebben op de impact van diensten, onderdelen, materialen, transport en producten. Dat is al geen gemakkelijke opgave. Na de afronding van de dubbele materialiteitsanalyse is het duidelijk welke materiële ESG-onderwerpen, buiten de eigen onderneming, in de keten spelen. Denk bijvoorbeeld aan de uitstoot van broeikasgassen (scope 3) of de veiligheid en gezondheid van medewerkers. Om te rapporteren over de (negatieve) impact in de upstream keten ben je dus afhankelijk van de leveranciers die hier een rol in vervullen. Voor een rapportage over de jaarlijkse impact, maar ook over het tussentijds beheersen van de reductie van de negatieve impact, heb je gegevens nodig. Harde data die horen bij de impact van diensten, onderdelen, materialen, transport, producten, etc. En nog belangrijker: deze data dient betrouwbaar te zijn om er goede conclusies en acties aan te kunnen verbinden.
Daartegenover staat ook dat je als MKB-onderneming, die informatie moet leveren (downstream) aan een CSRD-plichtige onderneming, moet voldoen aan deze ketenbehoefte voor periodieke informatie over de impact van jouw eigen product / dienst. Dit zal in de komende jaren leiden tot een enorme dataketen. Hierdoor ontstaat dan ook een verantwoordelijkheid voor de onderneming om over betrouwbare data te beschikken én deze toe te kunnen rekenen aan specifieke ketenpartners. Daarom is het nu nodig om een toekomstbestendig datasysteem in te richten.
Integratie van ESG-data in de bestaande communicatie
Er zijn verschillende opties om te reageren op dataverzoeken vanuit de keten:
Wat zou het meest waardevol zijn? Hoe specifieker, periodieker en dus betrouwbaarder de data is, des te beter voor de downstream ontvanger. De betrouwbaarheid voor de keten is essentieel om de data te gebruiken in (externe) rapportages.
Er bestaat al een financieel dataproces tussen de ketenpartijen. Bij een financiële transactie wordt middels een order, de facturatie en een betaling de financiele datastroom verricht. De ontvanger van de data (aankoopbedrag, BTW, aantallen) registreert dit, soms automatisch, in het financiële systeem. Wat als we dit ook doen voor de niet-financiële informatie? Waarom staat er niet standaard op een factuur welke CO2-emissie het product of de dienst upstream heeft veroorzaakt? Mogelijk per soort materiaal of per onderdeel van de keten. ESG-data gekoppeld aan de financiële informatie, een geintegreerd systeem, is efficiënt en maakt direct inzichtelijk welke (negatieve) impact in de keten plaatsvindt bij aankoop. Voor de registratie kan de ontvangende partij dezelfde systemen koppelen en ESG-data koppelen aan de financiële verantwoording.
Right to audit
Een nog veel gebruikte term in overeenkomsten is het ‘right to audit’: De klant kan bij de leverancier een audit uitvoeren om te controleren of de afspraken worden nagekomen en de service levels worden behaald. Dat is dus ook toepasbaar op duurzaamheidsgegevens of -processen. Een handig middel, maar de vraag is of dat werkbaar is in grote waardeketens. Er zijn namelijk meer leveranciers relevant dan dat op het eerste oog lijkt. Om dan bij al deze leveranciers op bezoek te gaan om een audit uit te voeren (of de accountant er op af te sturen) gaat waarschijnlijk wat ver. Aan de andere kant van de tafel: om van al je afnemers een accountant te ontvangen zodat zij hun audit uit kunnen voeren is onbegonnen werk. Het is daarom aan te raden om nu al in contact te treden met de CSRD-plichtige ondernemingen in hun waardeketen, in gesprek te gaan over hoe data-uitwisseling plaats kan vinden, en welke zekerheden daarbij nodig zijn.
Assurance over de data of het proces
Er is nog een voordeel van de bovenstaande koppeling tussen financieel en niet-financieel in de ketenrapportage. Zo kan een onafhankelijke partij verifiëren of de data die opgenomen is op die factuur, daadwerkelijk klopt. Een assurancerapportage biedt daarom uitkomst. Als het gaat om zekerheid geven aan klanten of leveranciers zijn assurancerapportages inmiddels vaste prik, bijvoorbeeld in het kader van de jaarrekeningcontrole, of omdat bij een tender door de opdrachtgever vereist wordt dat de organisatie over een dergelijke rapportage beschikt. In het geval van het geven van zekerheid met betrekking tot duurzaamheidsprocessen of gegevens, kan een assurancerapportage dan ook uitkomsten bieden. Omdat veel afnemers zullen vragen om zekerheid bij gegevens die door een leverancier worden geregistreerd en gerapporteerd, kan een assurancerapportage een grote werklast wegnemen. In plaats van het rapporteren per afnemer of klant kan één rapportage aan alle afnemers verstrekt worden, waardoor iedereen inzicht krijgt in de betrouwbaarheid van de data of het proces.
Het is de verwachting dat deze rapportages een belangrijke plek gaan krijgen en het proces van het rapporteren over duurzaamheidsgegevens in de waardeketen. Proces-assurance, zoals we ook bij grote financiële datastromen kennen, geeft zekerheid bij de interne beheersing op de processen die zorgen voor totstandkoming en rapportage van de ESG-data in de keten. De uitkomsten zijn dan nog steeds de individuele, product- of dienstgerelateerd ESG-data via de facturatie of de orders, maar er is wel zekerheid over de processen van deze datastromen, waardoor afnemers erop kunnen vertrouwen dat de data betrouwbaar is.
Aanmelden webinar
Behoefte aan product- / dienst-specifieke ketendata
Elke onderneming moet haar eigen keten in kaart brengen, inclusief het volledige scala aan activiteiten, bronnen en zakelijke relaties die nodig zijn om een product of dienst te leveren. Bij het rapporteren over de (negatieve) impact in de upstream keten is een onderneming afhankelijk van de leveranciers (en andere partijen aan de inkoopzijde). Hiervoor zijn harde data nodig die betrekking hebben op de impact van diensten, onderdelen, materialen, transport en producten. Dat is al geen gemakkelijke opgave. Na de afronding van de dubbele materialiteitsanalyse is het duidelijk welke materiële ESG-onderwerpen, buiten de eigen onderneming, in de keten spelen. Denk bijvoorbeeld aan de uitstoot van broeikasgassen (scope 3) of de veiligheid en gezondheid van medewerkers. Om te rapporteren over de (negatieve) impact in de upstream keten ben je dus afhankelijk van de leveranciers die hier een rol in vervullen. Voor een rapportage over de jaarlijkse impact, maar ook over het tussentijds beheersen van de reductie van de negatieve impact, heb je gegevens nodig. Harde data die horen bij de impact van diensten, onderdelen, materialen, transport, producten, etc. En nog belangrijker: deze data dient betrouwbaar te zijn om er goede conclusies en acties aan te kunnen verbinden.
Daartegenover staat ook dat je als MKB-onderneming, die informatie moet leveren (downstream) aan een CSRD-plichtige onderneming, moet voldoen aan deze ketenbehoefte voor periodieke informatie over de impact van jouw eigen product / dienst. Dit zal in de komende jaren leiden tot een enorme dataketen. Hierdoor ontstaat dan ook een verantwoordelijkheid voor de onderneming om over betrouwbare data te beschikken én deze toe te kunnen rekenen aan specifieke ketenpartners. Daarom is het nu nodig om een toekomstbestendig datasysteem in te richten.
Integratie van ESG-data in de bestaande communicatie
Er zijn verschillende opties om te reageren op dataverzoeken vanuit de keten:
- Ik heb de gevraagde individuele ESG-data nog niet
- Ik heb alleen geaggregeerde periodieke ESG-data
- Ik heb product/dienst specifieke ESG-data vanuit mijn eigen onderneming
- Ik heb product/dienst specifieke ESG-data vanuit de hele upstream keten
- Ik kan een externe partij inschakelen om aan verzoeken te voldoen
Wat zou het meest waardevol zijn? Hoe specifieker, periodieker en dus betrouwbaarder de data is, des te beter voor de downstream ontvanger. De betrouwbaarheid voor de keten is essentieel om de data te gebruiken in (externe) rapportages.
Er bestaat al een financieel dataproces tussen de ketenpartijen. Bij een financiële transactie wordt middels een order, de facturatie en een betaling de financiele datastroom verricht. De ontvanger van de data (aankoopbedrag, BTW, aantallen) registreert dit, soms automatisch, in het financiële systeem. Wat als we dit ook doen voor de niet-financiële informatie? Waarom staat er niet standaard op een factuur welke CO2-emissie het product of de dienst upstream heeft veroorzaakt? Mogelijk per soort materiaal of per onderdeel van de keten. ESG-data gekoppeld aan de financiële informatie, een geintegreerd systeem, is efficiënt en maakt direct inzichtelijk welke (negatieve) impact in de keten plaatsvindt bij aankoop. Voor de registratie kan de ontvangende partij dezelfde systemen koppelen en ESG-data koppelen aan de financiële verantwoording.
Right to audit
Een nog veel gebruikte term in overeenkomsten is het ‘right to audit’: De klant kan bij de leverancier een audit uitvoeren om te controleren of de afspraken worden nagekomen en de service levels worden behaald. Dat is dus ook toepasbaar op duurzaamheidsgegevens of -processen. Een handig middel, maar de vraag is of dat werkbaar is in grote waardeketens. Er zijn namelijk meer leveranciers relevant dan dat op het eerste oog lijkt. Om dan bij al deze leveranciers op bezoek te gaan om een audit uit te voeren (of de accountant er op af te sturen) gaat waarschijnlijk wat ver. Aan de andere kant van de tafel: om van al je afnemers een accountant te ontvangen zodat zij hun audit uit kunnen voeren is onbegonnen werk. Het is daarom aan te raden om nu al in contact te treden met de CSRD-plichtige ondernemingen in hun waardeketen, in gesprek te gaan over hoe data-uitwisseling plaats kan vinden, en welke zekerheden daarbij nodig zijn.
Assurance over de data of het proces
Er is nog een voordeel van de bovenstaande koppeling tussen financieel en niet-financieel in de ketenrapportage. Zo kan een onafhankelijke partij verifiëren of de data die opgenomen is op die factuur, daadwerkelijk klopt. Een assurancerapportage biedt daarom uitkomst. Als het gaat om zekerheid geven aan klanten of leveranciers zijn assurancerapportages inmiddels vaste prik, bijvoorbeeld in het kader van de jaarrekeningcontrole, of omdat bij een tender door de opdrachtgever vereist wordt dat de organisatie over een dergelijke rapportage beschikt. In het geval van het geven van zekerheid met betrekking tot duurzaamheidsprocessen of gegevens, kan een assurancerapportage dan ook uitkomsten bieden. Omdat veel afnemers zullen vragen om zekerheid bij gegevens die door een leverancier worden geregistreerd en gerapporteerd, kan een assurancerapportage een grote werklast wegnemen. In plaats van het rapporteren per afnemer of klant kan één rapportage aan alle afnemers verstrekt worden, waardoor iedereen inzicht krijgt in de betrouwbaarheid van de data of het proces.
Het is de verwachting dat deze rapportages een belangrijke plek gaan krijgen en het proces van het rapporteren over duurzaamheidsgegevens in de waardeketen. Proces-assurance, zoals we ook bij grote financiële datastromen kennen, geeft zekerheid bij de interne beheersing op de processen die zorgen voor totstandkoming en rapportage van de ESG-data in de keten. De uitkomsten zijn dan nog steeds de individuele, product- of dienstgerelateerd ESG-data via de facturatie of de orders, maar er is wel zekerheid over de processen van deze datastromen, waardoor afnemers erop kunnen vertrouwen dat de data betrouwbaar is.
Meer informatie
Is jouw organisatie aan het nadenken over ESG-data of het opstellen van een ESG-rapportage? Of heb je vragen over het registreren van (ESG) data en eventuele assurance? Neem gerust contact op met een van onze specialisten.Webinar
Bepaalde ondernemingen worden dus verplicht om op grond van overige wet- en regelgeving de negatieve effecten op mensenrechten en milieu in hun keten te identificeren én aan te pakken. Wat betekent dit voor uw organisatie? Om u te helpen, organiseren we op donderdag 18 januari 2024 van 12.00 tot uiterlijk 13.30 uur een webinar. Meld je aan via onderstaande button.Aanmelden webinar