CO₂-registratieverplichting voor werkgevers per 1 juli 2024

Om duurzaamheid kunt u als werkgever nauwelijks nog heen. Het is onderdeel uw bedrijfsvoering uit vrijwilligheid of door verplichtingen. De CO₂-registratieverplichting uit het in 2019 afgesloten Klimaatakkoord valt in die laatste categorie en heeft als doel om in 2030 de CO₂-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit met ten minste 1,5 megaton te hebben verminderd. Werkgevers zijn verplicht om per 1 juli 2024 de CO₂- uitstoot van hun werknemers te registreren en dit uiterlijk 30 juni 2025 bij de overheid (RVO) te hebben aangeleverd. Aan het niet naleven daarvan zijn sancties verbonden.

CO₂-registratieverplichting geldt niet voor alle werkgevers

De CO₂-registratieverplichting geldt voor werkgevers met ten minste 100 werknemers op peildatum 1 januari 2024. Daarbij tellen alleen werknemers mee die een contract hebben met een garantie voor ten minste 20 betaalde uren per maand. Personen die niet in de loonadministratie zijn opgenomen tellen niet mee. Denk bijvoorbeeld aan uitzendkrachten en zzp’ers. De verplichting geldt ook niet voor werkgevers die op geen enkele manier mobiliteit ondersteunen of faciliteren (geen reiskostenvergoeding, geen terbeschikkinggestelde auto e.d.).

Op basis van de registratiegegevens over de jaren 2024 en 2025 zal de overheid in 2026 nagaan of de beoogde vermindering haalbaar is. Als dat niet zo is, wordt een maximumuitstoot per kilometer bepaald. Alle werkgevers moeten daar dan aan voldoen.

Wat moet de werkgever registreren?

De overheid wil graag inzicht krijgen in het aantal afgelegde kilometers voor woon-werkverkeer en andere zakelijke reizen. Daarbij dient de werkgever door te geven met welk vervoersmiddel dit heeft plaatsgevonden en per vervoersmiddel de betreffende brandstof. Bijvoorbeeld als het een fiets betreft: met een e-bike of met een traditionele fiets. En bij een auto: benzine, diesel, andere brandstoffen, hybride of 100% elektrisch.

Overigens hoeft de werkgever niet alles te registreren. Zo geldt de registratieplicht niet voor privékilometers en ook niet voor bestelauto’s, vrachtwagens en vervoer per vliegtuig. En ook goed om te weten: u hoeft zelf niet de CO₂-uitstoot bij te houden of te berekenen. Dat wordt voor u gedaan op basis van de aangeleverde informatie.

Hoe verkrijgt de werkgever die gegevens?

Veel werkgevers houden vanwege andere redenen de nodige informatie bij, zoals de mogelijkheid om werknemers onder voorwaarden maximaal € 0,21 per kilometer onbelast te vergoeden. De kans is echter reëel dat aanvullende stappen nodig zijn. Bijvoorbeeld als het woon-werkverkeer nog niet volledig in beeld is. De mogelijkheid bestaat dan om met behulp van een enquête de missende gegevens op globale wijze te verkrijgen. Voor privékilometers geldt als tegemoetkoming dat u niet de werkelijke privékilometers hoeft te verdisconteren in de berekening. De werkgever kan daarvoor vaste kilometrages in aftrek brengen om de woon-werk- en overige zakelijke kilometers vast te stellen. Overigens zijn er inmiddels steeds meer mobiliteitsdienstverleners en softwareleveranciers die het registreren van de vereiste gegevens faciliteren.

De CO₂-registratie is opgesteld; wat dan?

Zoals vermeld moet de werkgever de vereiste gegevens voor het eerst uiterlijk 30 juni 2025 hebben aangeleverd bij de overheid, te weten bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). De werkgever ontvangt dan direct een rapportage waarin de berekende CO₂-uitstoot is verwerkt. Deze rapportage wordt ook gedeeld met de betreffende omgevingsdienst. Zij kunnen controleren of u op de juiste manier hebt voldaan aan de registratieplicht. Onder omstandigheden volgt een sanctie.

Vragen? Wij helpen u graag

De komende tijd zal meer bekend gaan worden over deze nieuwe verplichting. Wij raden u aan om de ontwikkelingen die voor u relevant zijn in de gaten te houden en doen dat zelf uiteraard ook.

Heeft u vragen over de CO₂-registratieverplichting? Neem gerust contact met op met een collega van de adviesgroep loon- en premieheffing. Wij helpen u graag.