Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR
Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR
Al sinds de invoering van de eindheffing binnen het regime van de werkkostenregeling (hierna: WKR) worstelt de praktijk met de vraag hoe een loonbestanddeel als eindheffingsbestanddeel moet worden aangewezen. Ook dit was één van de punten die onlangs in een arrest van de Hoge Raad (hierna: HR) aan de orde is gekomen.
In deze procedure draaide het onder andere om de manier van aanwijzen, het tijdstip van aanwijzen en of de aanwijzing gebruikelijk is. In dit perspectief geven wij een korte uitleg van de WKR, gaan we in op het fenomeen ‘aanwijzen’ en op het moment waarop er uiterlijk ‘aangewezen’ dient te worden. Daarnaast gaan wij in op hoe u een discussie met de Belastingdienst kunt voorkomen.
Herstel van fouten in de loonadministratie kan daarentegen wel nog na het genietingsmoment plaatsvinden. Er is bijvoorbeeld sprake van een fout wanneer een werkgever het loonbestanddeel wel tijdig en aantoonbaar heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel, maar op het moment van betaling van het loon per vergissing toch loonheffingen over dat loonbestanddeel van de werknemer inhoudt en/of afdraagt.
Overigens zij opgemerkt dat in het onderhavige arrest ook de vraag opgeworpen werd of het al dan niet gebruikelijk zou zijn om de betreffende loonbestanddelen als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Aan een antwoord op deze vraag werd echter niet toegekomen omdat er geen tijdige en aantoonbare aanwijzing als eindheffingsbestanddeel had plaatsgevonden
Het vastleggen van de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel in de loonadministratie is geen verplichting, maar komt de bewijslast van u als werkgever wel ten goede. Niet tijdig en correct aanwijzen als eindheffingsbestanddeel heeft tot gevolg dat er geen beroep kan worden gedaan op een gerichte of algemene vrijstelling en er (dus) wel loonheffingen moeten worden ingehouden en afgedragen. Kortom, een goede administratieve inrichting van de WKR en tijdige verwerking van een en ander is dus van groot belang.
Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR
In deze procedure draaide het onder andere om de manier van aanwijzen, het tijdstip van aanwijzen en of de aanwijzing gebruikelijk is. In dit perspectief geven wij een korte uitleg van de WKR, gaan we in op het fenomeen ‘aanwijzen’ en op het moment waarop er uiterlijk ‘aangewezen’ dient te worden. Daarnaast gaan wij in op hoe u een discussie met de Belastingdienst kunt voorkomen.
De WKR
De hoofdregel onder de WKR is dat iedere vergoeding, verstrekking of ter beschikking stelling van een werkgever aan een werknemer belastbaar loon vormt. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld kleine extra’s zoals een kerstpakket, een cadeau bij een verjaardag, een abonnement op een sportclub of een bonus. De WKR voorziet in een gelimiteerd aantal uitzonderingen op deze hoofdregel. Zo kan er bijvoorbeeld sprake zijn van het vergoeden van intermediaire kosten, hele specifieke loonvormen zoals aanspraken op pensioen of uitkeringen, uitkering bij een 25- of 40-jarig werkjubileum, of een nihilwaardering voor sommige vormen van loon in natura. Voor het wel belastbare loon kan onder voorwaarden feitelijke belastingheffing worden voorkomen door gebruik te maken van een gerichte vrijstelling of van een algemene vrijstelling (‘de vrije ruimte’). Om van een gerichte of algemene vrijstelling gebruik te kunnen maken moet aan voorwaarden worden voldaan. De allereerste daarvan is dat het loonbestanddeel tijdig als eindheffingsbestanddeel moet worden aangewezen.Manier van aanwijzen als eindheffingsloon
De HR heeft bepaald dat aanwijzing als eindheffingsbestanddeel vormvrij is en dat de aanwijzing niet noodzakelijkerwijs uit de loonadministratie dient te blijken. Het aanwijzen kan ook op een andere wijze plaatsvinden. De aanwijzing kan bijvoorbeeld ook blijken uit mededelingen die zijn gedaan aan de werknemers, uit het personeelshandboek of uit de grootboekrekeningen. Een werkgever heeft correct ‘aangewezen’, als er gegevens zijn waaruit blijkt dat de werkgever het loonbestanddeel als eindheffingsbestanddeel heeft aangewezen.Moment van aanwijzen als eindheffingsloon
Wel heeft de HR bepaald dat het van belang is dat de aanwijzing uiterlijk plaatsvindt op het moment dat de werknemer het loon geniet. Dit is namelijk het moment waarop de inhoudingsplichtige verplicht is de loonheffingen in te houden en/of af te dragen op het loon. Aanwijzing van een loonbestanddeel als eindheffingsbestanddeel in een bezwaar- of beroepsfase is dus te laat volgens de HR.Herstel van fouten in de loonadministratie kan daarentegen wel nog na het genietingsmoment plaatsvinden. Er is bijvoorbeeld sprake van een fout wanneer een werkgever het loonbestanddeel wel tijdig en aantoonbaar heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel, maar op het moment van betaling van het loon per vergissing toch loonheffingen over dat loonbestanddeel van de werknemer inhoudt en/of afdraagt.
Overigens zij opgemerkt dat in het onderhavige arrest ook de vraag opgeworpen werd of het al dan niet gebruikelijk zou zijn om de betreffende loonbestanddelen als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Aan een antwoord op deze vraag werd echter niet toegekomen omdat er geen tijdige en aantoonbare aanwijzing als eindheffingsbestanddeel had plaatsgevonden
Waarom is dat voor u van belang?
U kunt een discussie met de Belastingdienst over het aanwijzen van een eindheffingsbestanddeel voorkomen door de loonbestanddelen tijdig en aantoonbaar als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Dat kan door (bijvoorbeeld) het aanwijzen als eindheffingsbestanddeel vast te leggen, bijvoorbeeld in een handboek arbeidsvoorwaarden. Maar dat kan ook door die loonbestanddelen tijdig en op de juiste plaats in uw WKR-administratie als eindheffingsbestanddelen op te nemen. Als u voor uw organisatie wilt weten hoe u hier zorgvuldig en juist uitvoering aan moet geven, neemt u dan contact op met uw contactpersoon binnen BDO.Het vastleggen van de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel in de loonadministratie is geen verplichting, maar komt de bewijslast van u als werkgever wel ten goede. Niet tijdig en correct aanwijzen als eindheffingsbestanddeel heeft tot gevolg dat er geen beroep kan worden gedaan op een gerichte of algemene vrijstelling en er (dus) wel loonheffingen moeten worden ingehouden en afgedragen. Kortom, een goede administratieve inrichting van de WKR en tijdige verwerking van een en ander is dus van groot belang.
Meer informatie
Wilt u meer weten over het aanwijzen van de eindheffingsbestanddelen of de WKR? Bezoek dan onze WKR-workshop of neem dan contact op met uw contactpersoon binnen BDO of één van onze loonheffingenspecialisten. Zij vertellen u graag meer over WKR-advisering, bijvoorbeeld over onze data-analysetool Blik op de WKR.Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel onder de WKR